8 de abril de 2020
¿Cuántos de vosotros os habéis visto obligados a elegir entre las múltiples plataformas o aplicaciones disponibles para poder seguir manteniendo vuestras reuniones de trabajo? ¿Cuáles son las diferencias entre ellas?
Para contestar a estas preguntas, os traemos a continuación, una selección comparada de las aplicaciones y plataformas más usadas y que más posibilidades ofertan, distribuidas en 3 grupos: (1) las gratuitas, (2) las que, siendo de pago, han puesto en marcha alguna acción y medida para fomentar su uso en tiempos de crisis y así ayudar al teletrabajo, y (3) las de pago.
(1) APLICACIONES GRATUITAS:
La primera de ellas es Enreach Meetings, una herramienta de comunicación a través de videoconferencias que ha presentado la plataforma Masvoz con el fin de facilitar el desempeño de las empresas que se han visto afectadas por la crisis del coronavirus, y se puede usar de manera totalmente gratuita hasta el 1 de septiembre. Esta herramienta permite organizar reuniones sin necesidad de descargar ningún software.
Otra de las aplicaciones gratuitas más conocidas y que más tiempo llevan en el mercado es Google Hangouts, una aplicación de mensajería desarrollada en 2013 por Google que posibilita hacer videollamadas con hasta 15 personas en web y 10 personas en smartphone, siendo de las primeras aplicaciones que permitían acceder a videollamadas a través de una aplicación desarrollada para móviles. Debido al aumento de las reuniones en línea y a la necesidad de mejora en la calidad de estas aplicaciones, Google desarrolló más adelante su versión empresarial, Google Hangouts Meet, de la que hablaremos más adelante.
Jitsi Meet es otra de las aplicaciones que queremos destacar debido a que es una herramienta gratuita y de código abierto con la que poder realizar una videoconferencia grupal a través de internet sin necesidad de instalar ningún programa ni de crearte una cuenta. Puede ser usada tanto en móvil como en ordenador, y ofrece la opción de cambiar la resolución de la cámara si quieres controlar el peso de la conferencia.
Por último tenemos una de las aplicaciones más longevas en el mercado y que es Skype, una de las plataformas gratuitas que más aumentos está registrando en las últimas semanas, ya que más de 40 millones de personas están usando la plataforma, y el número de minutos en las llamadas aumentó en un 220 por ciento con respecto al mes de febrero.
Skype se ha ido actualizando con el paso de los años, añadiendo nuevos diseños y nuevas funcionalidades. Cuenta con una versión de pago, Skype Empresarial, aunque esta versión sólo se podrá disfrutar hasta julio de 2021, ya que dejará de existir y sus funciones comenzarán a ser sustituidas por Microsoft Teams, de la que hablaremos también más adelante. No obstante, su versión gratuita sigue ofreciéndonos cada vez más opciones desde 2003.
(2) APLICACIONES CON MODALIDADES ESPECIALES DURANTE EL PERIODO DE CONFINAMIENTO
Cinco son las aplicaciones escogidas que han puesto en marcha algún tipo de medida y están aportando su grano de arena ante la crisis sanitaria que asola el país con el fin de contribuir al teletrabajo:
Cisco Webex Meetings es una de las plataformas que se suma a aportar su granito de arena tanto a los usuarios reales como a los potenciales.
Esto incluye, por ejemplo, los 90 días sin coste que podrán disfrutar aquellas organizaciones que no sean clientes de Webex y otra serie de acciones para aquellas empresas u organizaciones que ya son clientes: proporcionar guías con el fin de ayudar a los trabajadores en su instalación y uso, soluciones ofrecidas gratuitamente en materia de ciberseguridad con el fin de garantizar la privacidad y la seguridad hasta el próximo 1 de julio de 2020.
También queremos hacer mención de Go To Meeting, una aplicación que pertenece al servicio de redes virtuales «LogMeIn». Este servicio ha puesto de manera totalmente disponible y gratuita esta aplicación para todas aquellas organizaciones sin fines de lucro, escuelas y organizaciones de atención médica que aún no son clientes, durante tres meses.
Por su parte, Google Hangouts Meet es una solución diseñada para empresas diferente al Hangouts Convencional, en tanto que las empresas pueden organizar reuniones de hasta 100 usuarios y cuenta con funciones más avanzadas. Es requisito que las reuniones sean creadas por un trabajador con acceso a G Suite, la suite de pago para empresas de Google.
Asimismo, y con el fin de ayudar a trabajadores y estudiantes afectados por la crisis del coronavirus, Google anunció hace unas semanas que comenzaría a ofrecer las funciones de Hangouts Meet de forma totalmente gratuita hasta el próximo 1 de julio, lo que incluye desde reuniones de hasta 250 participantes, hasta transmisiones en directo para 100.000 personas, así como la posibilidad de grabar reuniones y guardarlas en el Drive.
Mención especial merece también Microsoft Teams, plataforma creada por Microsoft que sustenta el trabajo en equipo y que está ampliando las capacidades de Skype Empresarial con el fin de sustituirlo por completo y ofrecerse, dentro del mundo Microsoft, como solución profesional para reuniones online. Esta aplicación fue lanzada en 2017 proclamándose el centro de trabajo en equipo en Microsoft 365, y combina chat, vídeo, llamadas y colaboración de documentos en una sola aplicación integrada.
A raíz de esta crisis sanitaria, Microsoft ofrece de forma totalmente gratuita su programa de teletrabajo para todas las empresas y organizaciones que aun no lo tengan con una suscripción de 6 meses.
Finalmente, no podemos dejar pasar por alto Zoom, una de las herramientas más conocidas y que más funcionalidades presenta a la hora de realizar estas videollamadas.
Desde la plataforma están llevando a cabo una serie de acciones para contribuir a mejorar la calidad de vida de todas las personas afectadas por la situación de crisis actual ante el coronavirus: han cancelado el límite de tiempo en su plan gratuito (40 minutos), están programando sesiones informativas y recursos para aquellos usuarios que quieran aprender a manejar la plataforma y sacarle el máximo beneficio, y están prestando servicios y asistencia gratuitos tanto a ONG, como fundaciones benéficas e instituciones médicas en temas de formación sobre salud mental.
(3) PLATAFORMAS Y APLICACIONES DE PAGO:
La mayoría de las aplicaciones antes explicadas, cuentan también con modalidades de pago que conllevan mayores servicios y menores limitaciones.
A las anteriormente citadas, añadimos dos plataformas (para PC) que sólo pueden encontrarse en modalidad de pago:
Por un lado, tenemos a Whereby, una aplicación recomendada sobre todo para pymes, autónomos y freelance, ya que está pensada para reuniones de más o menos 10 personas. Cuenta también con una versión gratuita, aunque el máximo de personas disponibles para realizar una videollamada es de 4.
Y por el otro, contamos con la plataforma BlueJeans, que no cuenta con versión gratuita y está pensada para reuniones de no más de 75 personas. Ofrece un centro de comando para administrar y rastrear la actividad de la videoconferencia, y sus paneles ofrecen datos claves de la reunión como la distribución geográfica de los participantes y otras funciones clave a través de tablas y gráficos.
Por último, y por si no te convence ninguna de las anteriores, existen más aplicaciones de videoconferencia, aunque menos usadas, entre las cuales pueden encontrarse: Oovoo, Slack, Free Conference Call, Lifesize o Anymeeting.
A VUELTAS CON LA SEGURIDAD
En los últimos días, la plataforma Zoom, que se ha popularizado aún más durante la crisis por la necesidad del teletrabajo, doblando su valor en bolsa, está siendo acusada de no tener en cuenta la privacidad de cada usuario, con polémicas que se han ido avivando con el paso de los días. Una serie de acusaciones de las que Zoom ha querido defenderse a través de una publicación alegando la no venta de información personal, el no control de reuniones y el respeto de las leyes de privacidad. Asimismo, ha incluido una serie de parches de seguridad para solucionar los proyectos detectados.*
Todas estas plataformas mencionadas tienen, en mayor o menor medida, unas ciertas medidas de seguridad y protección de datos, convirtiéndose este en un criterio a tener en cuenta a la hora de elegir una u otra.
Este estado de emergencia global supone una oportunidad para aportar soluciones más innovadoras en las formas de trabajar y nuevos modelos para mejorar la productividad de todos los empleados.
*Consultar los comentarios del Centro Criptológico Nacional dependiente del Ministerio de Defensa al respecto (ver)
